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岚办字〔2010〕76号
关于进一步加强电子公文交换系统使用与管理工作的通知
各乡镇党委、乡镇人民政府，县委和县级国家机关各部门，各人民团体，省市驻岚各单位：
自去年11月份我县电子公文交换系统正式启动运行以来，总体情况较好。但是，部分单位对电子公文交换工作重视不够，存在不联网、操作不规范、不签收或不及时签收等现象，给全县电子公文交换工作正常运转造成了一定影响。为进一步加强电子公文交换系统的使用与管理，严格程序，规范操作，全面提升党政机关的办事效率和工作质量，现将有关事项通知如下：
一、各单位必须确定专人负责电子公文收发工作，并将收发人员姓名、办公电话、手机号码报县信息化办公室（联系电话：2527800）；电子公文收发人员要认真履行职责，及时收发文件，每个工作日要主动登录平台查收文件不少于4次；收到手机短信收件通知，应立即上机签收并作相应处理。电子公文收发员确因工作变动的，要及时搞好工作交接，并同时向县信息办报告情况，变更公文交换系统手机短信提醒号码，尽可能避免工作空挡。
二、各单位在收到电子公文时，要按照有关规定，对接受公文的完整性和体例格式等进行认真核对，发现问题，及时与发文单位联系解决。
三、各单位要指定专人，对接收电子公文的网络设备进行技术保障，强化日常检查维修，确保设备正常运转，避免因机器故障而贻误工作开展。电子公文交换系统及软件维护工作由市政府信息化办公室负责，如有故障可致电咨询（联系电话：3219990—6）。
四、各单位要高度重视电子公文交换系统的安全管理和信息保密工作，对相关设备、账号，要切实做到专人专用、一人一号，在使用人员工作调整和变动时，要认真办理有关账号、设备交接工作，坚决杜绝账号信息、公文资料流失和失密现象的发生；同时，对有关涉密公文，未经单位主要领导审核同意，严禁擅自上网传输，确保信息保密、安全。
五、各单位要加强对电子公文收发工作人员以及维护人员的管理，严明工作纪律，落实工作责任，确保及时收文、快速传递。县委办、县政府办与县信息化办公室将不定期对各单位使用管理电子公文交换系统的情况进行检查，对维护保障不力，以及不按要求进行电子公文收发的，将予以全县通报；由此而延误有关会议及工作的，由监察机关会同有关单位根据行政过错责任追究制度及其它有关规定，追究相关责任人的责任。
中共岚皋县委办公室
岚皋县人民政府办公室
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