各镇人民政府，县政府各工作部门，各直属事业单位，中小学，幼儿园：

为了认真贯彻落实《国家通用语言文字法》，切实加强城市语言文字工作，科学、详实地做好我县语言文字工作评估档案资料规范化建设，确保我县年底前顺利通过国家三类城市语言文字评估，现将迎评档案建设工作有关事项通知如下：

一、迎评档案资料的内容

迎评档案资料指各部门、各单位在迎评过程中形成的、应当归档保存的文件、图表、声像资料（包括磁盘、光盘）等形式与载体的文件材料，并按照规范要求进行收集、整理，为迎评验收工作提供佐证材料。

二、迎评档案资料建设的原则

（一）客观性原则

迎评档案资料室语言文字工作过程的客观记载和真实反映，是我县语言文字工作验收量化评估的重要依据。档案资料应真实可信，客观反映本部门、本单位的语言文字工作的状况。

（二）规范化原则

迎评档案资料的收集、整理依据为《安康市三类城市语言文字工作评估标准及评分依据》，各部门、各单位要严格按照评估标准指标及要素科学、规范进行归档收集整理。

三、迎评档案建设的要求

（一）高度重视档案资料建设

各部门、各单位要高度重视迎评档案资料的收集与整理，落实专人负责，明确工作任务，用文字、图片、声像等资料真实、客观、准确全面记载反映语言文字工作，确保档案建设管理工作的规范化、科学化。

（二）迎评档案的分类

采用问题法进行分类。迎评档案资料按照载体分为文字资料和声像资料两大类。文字档案分为三大类，即：综合管理类、普及普通话类、用字规范化管理类。

（三）迎评档案资料的整理方法

迎评档案资料的整理参照文书档案的整理方法。以“件”为单位进行归类、装盒归档，同一事由多份文件的也可以归为一套，在每份（套）文件首页上端空白位置加盖归档章并填写类别、件号。件号是在最低一级类目内编制流水件号（如：综合管理类有3个二级类目，每个二级类目都要从1开始编制流水件号；普及普通话类没有二级类目，直接从1开始编制1个流水件号）。文件按件号先后顺序装入档案盒（无酸纸文件档案盒），并编制文件目录。装盒时不同类别的文件不能混装在同一盒中，同一类别的不同问题也要分开装盒。档案盒的封面上方的双横线上填写本单位全称。盒脊只填写机构（或问题）即类名、合编起至件号盒号。照片可以冲洗后用照片档案夹装，也可以用打印机打印后，归入相关文字档案资料。每张照片都要附文字说明，文字说明包括时间、地点、主要人物、事由、拍摄者。光盘、磁盘、录音带等音像资料同样需要填写文字说明。建档工作必须在10月20日前全部完成。

目录实例：

归档文件目录

件号	责任者	文件	题目	日期	页数	备注
1	岚皋县政府办	岚政办发 〔2016〕14号	岚皋县人民政府办公室关于进一步加强国家通用语言文字工作的通知	20160402	9

（四）迎评档案资料报送要求

各部门、各单位要按照县语委办下发的《关于印发岚皋县迎接国家三类城市语言文字工作评估实施方案的通知》和《岚皋县创建国家三类城市语言文字工作目标任务分解表》下达的目标任务和承担的各项单项工作任务，按照缺什么补什么、分级管理、分级存档的原则，做好迎评档案资料规范化收集整理，并按要求向县语委办报送相关资料，其它资料按管理权限留存本单位备查。

四、有关公文、材料用字及格式易错的问题

（一）文字材料中的序号、标点的正确使用

1.“第一，”、“第二，”、“首先，”、“其次，”等用逗号。

2.“一、”、“二、”、“三、”等用顿号

3.“1.”、“2.”、“3.”或者“A.”、“B.”、“C.”等使用齐线墨点（实心小圆点）。

4.（1）（2）（3）等序号如加括号，不再加标点符号。

（二）年份中的“零”的正确使用

根据最新国家标准（GB/T 9704-2012）规定，成文日期中的数字用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。如：2016年1月1日

（三）公文文号的正确使用

印发公文时，年份外的符号应该用六角形的符号“〔〕”（一般在电脑“插入”栏里“特殊符号”中选择），而不应该用小括号“（）”或者中括号“[ ]”。

如：“岚语办发〔2016〕1号” （规范）

（四）正确区分连接号和破折号

1.凡中文使用连接号的应该使用“～”，而不是“——”或者“——”。

如：2016年5月～7月中的“～”（规范）

2.凡中文使用破折号的应该使用占两个空格的连线“——”而不是用“～”或者占用一个空格的短线“—”或两个空格的短线“——”表示。

（选取破折号，一般在电脑“插入”栏“标点符号”中查找）

（五）汉语拼音注音字母的正确使用

1.大小写：句子的首字母大写；诗行的首字母大写；专有名词每个词首字母大写；标题、标语可以全部大写。

2.分连写：词内连写，词间分写。

如：“公共场所请勿吸烟”

GONGGONG CHANGSUO QING WU XIYAN（规范）

 

附件：岚皋县三类城市语言文字评估工作档案资料分类和收集内容参考目录

 

岚皋县语言文字工作委员会办公室（代） 

                       2016年7月12日

 

抄送：市语委办；

县委各部门，县纪委办，县人大办，县政协办，县人武部；县法院，县检察院，各人民团体；驻岚各单位。

岚皋县语言文字工作委员会办公室            2016年7月12日印发

                                                                             

附件：

岚皋县迎接三类城市语言文字工作评估

档案资料分类和收集内容参考目录

 

各级党政机关、部门

 一、综合管理类

（一）组织机构卷

1.建立语委或者语言文字工作领导小组、职责分工的文件，机构网络图。

2.设立语言文字工作日常办事机构及日常办公人员的文件，专兼职人员一览表。

3.把文字工作列入单位议事日程的各种文件、会议记录或纪要。

4.工作经费开支情况一览表和经费开支发票复印件。

（二）措施管理卷

1.贯彻落实国家、省、市语言文字工作相关法律法规的文件。

2.制定的各项语言文字工作制度。落实《国家通用语言文字法》和《陕西省实施<国家通用语言文字法>办法》的意见、办法和措施。

3.制定的语言文字工作的规划，实施方案，年度工作计划（要点）和工作总结。

4.语言文字工作系统主管部门对本单位的广泛指导要求，下发的指导性文件。

5.召开语言文字工作会议材料，领导关于语言文字工作的讲话、汇报材料。

6.语言文字工作目标任务签订的目标责任书。

7.对语言文字工作现状摸底调查表、统计分析。

8.语言文字工作督导检查、考评、考核、督查督办资料。

9.组织干部职工进行政策宣传和业务培训以及参加相关资料（培训通知、人员名单、培训提纲、学习笔记、照片等）。

（三）法治建设卷

1.落实国家、省、市语言文字法规的意见、办法、措施及相关文件。

2.制定的各项语言文字工作制度。

（四）宣传工作卷

1.住建局、城关镇政府要在主要街道各设立3处永久性语言文字规范化宣传牌（图片资料）。

2.编发的宣传简报、工作动态、办公室张贴宣传标语、宣传画报以及办公室、会议室悬挂的“说普通话、写规范字”的提示牌等资料。

3.举办各种宣传语言文字规范化的演讲、诵读活动等。

4.在各大报刊、新闻、媒体上刊播的宣传报道留底材料。

二、普及普通话类

1.明确本单位推普工作分管领导的文件，对机关公务员说普通话有明确要求的文件。

2.本单位就推广普通话订立的各项制度、对机关普通话工作的检查纪要，各项材料（如检查表、整改通知、整改记录、检查意见等）。

3.各单位每年推普活动相关资料（活动通知、方案、宣传资料、图片等）

4.开展在职公务员专项普通话培训资料（通知、规划或年度计划、培训内容、教材范本、培训名册、师资、记录、统计等）。

5.开展在职公务员普通话水平测试的资料（测试通知、测试名册、等级证书复印件、测试率、合格率等）。

6.将普通话水平达到规定等级作为录用公务员的参考条件（各单位公务员招考文件中有相应规定）。

三、用字规范化管理类

1.各机关、单位对机关公务员和公务活动中使用规范汉字有明确要求的文件。

2.负责本机关、单位用字管理工作的分管领导的文件。

3.本机关、单位就推行规范汉字订立的各项制度和用字管理的检查资料（检查表、整改通知、整改记录、检查意见等）。

4.机关、单位内名称牌用字规范（图片资料）

5.机关、单位公文、印章用字规范（提供近两年的各类公文样本若干和单位印章拓印样本一份）

6.机关、单位标志牌、指示牌、电子屏幕、印刷体的标语（牌）等用字规范（图片）。

 

教 育 系 统

（教体局、县直教育单位、中小学校、幼儿园）

一、综合管理类

（一）组织机构卷

1.建立语委或者语言文字工作领导小组、职责分工的文件。

2.设立语言文字工作日常办公机构及日常办公人员的文件，专兼职人员一览表。

3.把语言文字工作列入单位议事日程的各种文件、会议记录或者纪要。

4.工作经费开支情况一览表和经费开支发票复印件。

（二）管理措施卷

1.本单位各类语言文字工作规划、年度工作计划、实施方案、工作总结。

2.召开语言文字工作会议的材料，领导关于语言文字工作的讲话、汇报材料。

3.组织本系统内部干部、教职员工进行政策宣传和业务培训以及参加其他相关培训的资料。

4.贯彻落实市、县语委有关语言文字工作的文件。

5.制定的各项语言文字工作制度。

（三）法治建设卷

1.落实国家、省、市语言文字法规的意见、办法、措施及相关文件。

2.制定的各项语言文字工作制度。

（四）宣传工作卷

1.设立语言文字工作永久性宣传标语牌，在办公区域、公共场所张贴宣传标语、宣传画、办语言文字规范化宣传栏、会议室悬挂的“说普通话、写规范字”的提示牌等资料。

2.举办各种宣传语言文字规范化的演讲、诵读活动等相关资料。

3.在各大报刊、新闻、媒体上刊播的宣传报道留底材料。

二、普及普通话类

1.县教体局和学校将普及普通话纳入教育教学要求以及教育督导、检查、评估时，把普及普通话工作作为一项内容的文件。

2.教体局和学校明确普及普通话工作分管领导的文件。

3.教体局和学校有关普及普通话订立的各项要求、制度（含检查要求、可纳入本学校有关制度、学生常规管理、教学常规管理及教学评优、教职工考核、学生评优等制度）。

4.本单位就推广普通话订立的各项制度、对机关普通话工作的检查纪要，各项材料（如检查表、整改通知、整改记录、检查意见等）。

5.普通话成为学校教学语言和校园语言的映证材料（以图片音像为主）

6.将普通话水平达到规定等级作为教师录用和考核内容的文件。

7.对教职工普通话培训的资料（通知、规划或年度计划、培训内容、教材范本、培训名册、师资、记录、统计等）。

8.适龄教工普通话水平达到陕教基〔2004〕17号文件规定等级的相关材料（在职教师水平测试登记表、达标测试率统计、普通话等级证书复印件等）。

三、用字规范化管理类

1.县教体局和学校将用字规范化纳入教育教学要求以及教育督导、检查、评估时，把用字规范化工作作为一项内容的文件。

2.教体局和学校明确用字规范化工作分管领导的文件。

3.教体局和学校有关用字规范化订立的各项要求、制度（含检查要求、可纳入本学校有关制度、学生常规管理、教学常规管理及教学评优、教职工考核、学生评优等制度）。

4.用字规范化工作的检查相关资料（如检查表、整改通知、整改记录、检查意见等，重点是对教师教案书写、板书、作业批改的检查等）。

5.单位内名称牌用字规范（图片资料）单位公文、印章、校刊、讲义、试卷、宣传栏板报、海报、告示等用字规范（提供近两年的各类公文样本若干和单位各种印章拓印样本一份）。

6.学校教师板书、作业批改、书写评语以及学生用字规范资料及活动资料。

 

新 闻 媒 体

一、综合管理类

（一）组织机构卷

1.建立语言文字工作领导小组、职责分工的文件。

2.设立语言文字工作日常办公机构及日常办公人员的文件，专兼职人员一览表。

3.把语言文字工作列入单位议事日程的各种文件、会议记录或者纪要。

4.工作经费开支情况一览表和经费开支发票复印件。

（二）管理措施卷

1.本单位各类语言文字工作规划、年度工作计划、实施方案、工作总结。

2.召开语言文字工作会议的材料，领导关于语言文字工作的讲话、汇报材料。

3.组织本系统内部干部、教职员工进行政策宣传和业务培训以及参加其他相关培训的资料。

4.贯彻落实市、县语委有关语言文字工作的文件。

5.制定的各项语言文字工作制度。

（三）宣传工作卷

1.设立语言文字工作永久性宣传标语牌，在办公区域、公共场所张贴宣传标语、宣传画、办语言文字规范化宣传栏、会议室悬挂的“说普通话、写规范字”的提示牌等资料。

2.编发、上报宣传简报、工作动态等资料。

3.在各大报刊、新闻媒体、网站刊播的语言文字宣传报道文稿留底材料。

二、普及普通话类

1.新闻媒体系统将普及普通话纳入行业管理内容，对说普通话有明确要求的文件。

2.新闻媒体系统建立普及普通话责任制的文件、责任书。

3.新闻媒体系统对普及普通话工作的检查纪要和能体现改进措施的各种材料（重点针对电视台播音员、节目主持人用语进行检查的检查表、整改通知、整改记录、检查意见等）。

4.新闻出版机构以普通话为公务用语，电视台自办节目的播音主持用语、采访用语以及单位内部工作用语为普通话的各种材料（以图片音像资料为主）。

5.将普通话水平达到规定等级作为录用新闻媒体从业人员的参考条件的文件（招录、招聘文件）。

6.新闻媒体从业人员普通话水平达到规定等级并持证上岗（播音员、主持人、记者、采编、一般工作人员参见普通话测试的通知、花名册、从业人员普通话水平等级证书原件、复印件、水平测试登记表、达标测试率、达标率等）

三、用字规范化管理类

1.主管部门和出版单位、电视台等单位把用规范化作为出版影视节目质量要求的一项重要内容的有关文件、规定。

2.本系统本单位用字管理各项制度、责任制的有关文件。

3.本系统本单位用规范化的检查资料（检查表、整改通知、整改记录、检查意见等）。

4.影视制作编辑、制作人、字幕录入人员等相关工作人员参加汉字规范化知识培训的情况材料（培训通知、教材、提纲、讲稿、名册、参培率、图片等）。

5.电视台、网站等印刷体厂名、台名、网站名、栏目名称、片名、以及相关网页等用字规范资料；单位公文、印章用字规范（提供近两年的各类公文样本若干和单位印章拓印样本一份）；单位标志牌、指示牌、电子屏幕、印刷体的标语（牌）等用字规范（图片）。

6.出版物刊载广告、影视广告用字规范（提供近两年的出版物刊载的广告样本资料若干）。

 

 

公共服务行业和公共设施

 

 一、综合管理类

（一）组织机构卷

1.建立语言文字工作领导小组、职责分工的文件。

2.设立语言文字工作日常办公机构及日常办公人员的文件，专兼职人员一览表。

3.把语言文字工作列入单位议事日程的各种文件、会议记录或者纪要。

4.工作经费开支情况一览表和经费开支发票复印件。

（二）管理措施卷

1.本系统语言文字工作规划、年度工作计划、实施方案、工作总结。

2.召开语言文字工作会议的材料，领导关于语言文字工作的讲话、汇报材料。

3.组织本系统内部干部、教职员工进行政策宣传和业务培训以及参加其他相关培训的资料。

4.贯彻落实市、县语委有关语言文字工作的文件。本系统制定的各项语言文字工作制度。

（三）宣传工作卷

1.设立语言文字工作永久性宣传标语牌，在办公区域、公共场所张贴宣传标语、宣传画、会议室悬挂的“说普通话、写规范字”的提示牌等资料。

2.编发、上报宣传简报、工作动态等资料。

3.在各大报刊、新闻媒体、网站刊播的语言文字宣传报道文稿留底材料。

二、普及普通话类

1.公共服务主管部门和所属单位将普及普通话纳入行业管理内容，对说普通话有明确要求的文件。

2.公共服务行业系统对普及普通话工作的检查纪要和能体现改进措施的各种材料（检查表、整改通知、整改记录、检查意见等）

3.公共服务行业系统在直接面向服务对象的公共服务岗位从业人员，在应使用普通话场合以普通话为服务用语的各种材料（文字、图片音像等资料）。

4.解说、导游、话务员等特定岗位以及各服务行业一线窗口服务人员普通话培训和水平测试资料（普通话培训通知、培训提纲、花名册、培训记录、培训率；普通话测试花名册、合格率、等级证书复印件、测试率、达标率等）。

三、用字规范化管理类

1.各公共服务主管部门对本行业用字规范化有要求、有领导分工的文件。

2.各公共服务行业系统用字规范化管理的各项制度有关文件。

3.各公共服务行业系统对用字规范化的工作检查资料（检查表、整改通知、整改记录、检查意见等）。

4.各公共服务行业对用字规范化的知识培训材料（培训通知、内容提纲、花名册、记录、培训率等）

5.名称牌、招牌、地名牌、街巷牌、公交站牌、公共设施标志牌、交通指示牌的用字资料（图片）

6.各公共服务行业广告用字符合规定的资料（图片）。